Lokale KI für Büro und Verwaltung: Ihre Dokumente bleiben im Haus.

In fast jedem Betrieb steckt das Wissen in Dokumenten: Angebote der letzten Jahre, Verträge mit Lieferanten, Handbücher von Maschinen, Protokolle, interne Regeln, E-Mail-Verläufe. Gesucht wird darin meist von Hand, und oft weiß nur eine Person, wo was liegt.

Eine lokale KI macht dieses Wissen durchsuchbar wie ein Gespräch. Statt Stichwörter einzugeben, fragt man in normalen Sätzen: „Welche Zahlungsbedingungen haben wir mit Lieferant Y vereinbart?“ oder „Fasse mir die Änderungen im neuen Rahmenvertrag gegenüber dem alten zusammen.“ Die KI sucht die passenden Stellen, antwortet und nennt das Dokument, aus dem die Antwort stammt.

Wie das technisch funktioniert

• Dokumente einlesen: PDF, Word, Excel, E-Mails und gescannte Papiere (per Texterkennung) werden in kleine Abschnitte zerlegt.
• Suchindex: Für jeden Abschnitt wird eine Art inhaltlicher Fingerabdruck berechnet und in einer Datenbank auf Ihrem Server gespeichert. So findet die Suche auch Stellen, in denen andere Wörter für dieselbe Sache stehen.
• Antwort: Das Sprachmodell bekommt die gefundenen Abschnitte und formuliert daraus die Antwort, mit Quellenangabe. Fachbegriff dafür: RAG (Retrieval-Augmented Generation).
• Rechte: Jeder sieht nur die Dokumente, auf die er auch sonst Zugriff hätte, etwa nach Abteilung oder Projekt.

Für wen es passt und für wen nicht

Geeignet für Büros, Handwerksbetriebe, Händler, Hausverwaltungen, Agenturen, Ingenieurbüros, Vereine und Verwaltungen, die viel mit eigenen Dokumenten arbeiten und diese nicht bei einem Cloud-Anbieter hochladen möchten.

Nicht angeboten wird das System für die Verarbeitung von Gesundheits- oder Patientendaten. Für diesen Bereich gelten besondere Anforderungen, die wir nicht abdecken.

Was es kostet und was man braucht

Für ein Büro mit 5 bis 20 Personen genügt in der Regel ein einzelner Rechner mit leistungsfähiger Grafikkarte oder viel gemeinsamem Speicher. Die Software ist quelloffen und lizenzkostenfrei. Es fallen also einmalig Hardware und Einrichtung an, danach keine Gebühr pro Anfrage oder Nutzer. Welche Modelle auf welcher Hardware laufen, steht auf der Seite Technologien.